Der Ablauf der Hilfskraft-Beschäftigung aus Sicht des Stellenplans: welche Schritte GB-P2 übernimmt, in welcher Reihenfolge, und worauf dabei zu achten ist.
Formular ausfüllen, drucken, unterschreiben, scannen. Die Fondsnummer steht im Feld „Innenauftrag-Nummer".
Recht und Anlagen, dazu die Angaben aus dem Antrag: Art der Hilfskraft (SHK, WHB, WHK), Beschäftigungsart, Zeitraum, Wochenstunden sowie Mittel und Kontierung — also ob eine Fondsnummer hinterlegt ist.
Anschließend Betreff nach festem Schema, teils aus dem Antrag, teils aus der Klärung mit der Klinik.
WG: [Beginndatum], Vorgangsart, Bereich, Mittelart, Name, SAP-NRJede Mail wird kurz gelesen. Mittelanfragen gehen sofort raus und bleiben nie liegen, alles Übrige wird in die vier Ordner einsortiert.
Das zieht sich über den ganzen Tag: morgens der angesammelte Stapel, danach immer wieder zwei bis fünf neue Mails zwischendurch. Am Tagesende ist der Posteingang leer. „Bestätigte SHK" und „Haushaltsmittel SHKs" sind dann die Arbeitsliste, die zwischen Einzel- und Sonderfällen abgearbeitet wird.
Mail von GB-P6 wortwörtlich weiterleiten, Betreff unverändert. Fehlt die Fondsnummer im Betreff, wird sie ergänzt — GB-FM verteilt per Autosorter darüber.
Nennt der Antrag für verschiedene Zeiträume verschiedene Fonds, geht je Fonds eine eigene Mail an die zuständige Stelle.
Zurück kommt die Freigabe der Mittel. Entscheidend ist nur, dass sie eindeutig zuzuordnen ist: Name, Einstufung, Wochenstunden und die Fonds- beziehungsweise Innenauftragsnummer.
Bei aufgeteilten Anträgen laufen die Bestätigungen getrennt ein. Ein Fonds kann bestätigt sein, während der andere offen ist. Bei Absage geht der Vorgang zurück an GB-P6.
Erst jetzt wird SAP angefasst. Über PA30 wird geprüft, ob die Person überhaupt schon einmal in einem Verhältnis zum Klinikum stand — also ob bereits eine Personalnummer existiert und welcher Art sie ist. Daraus ergibt sich, welche Maßnahme tatsächlich zu pflegen ist.
Suche über Namensteil, Nachname, Nachname mit Vorname. Bei Treffer Abgleich über das Geburtsdatum.
Erst die Maßnahme, dann die Verknüpfung. Bei jedem Antrag wird neu verknüpft, nie eine bestehende Verknüpfung verlängert.
Die Planstelle muss vier Bedingungen gleichzeitig erfüllen: Art (SHK/WHB/WHK) · Mittel · Laufzeit deckt den Zeitraum ab · maximal 8 Personen gleichzeitig.
=Name; wenn nicht vorhanden, Namensspalte löschen und mit Beginndatum durchpflegenME01 · Dienstart 12 SHK / 11 WHK-WHB · Unterdienstart 10*Student (SHK), *wissen (WHK), mit FH am Ende (WHB). Danach „Ausprägung vorhanden" eintragen und sichern. Kein Auto-Sprung, mit F3 weiter.19 h → 49,35 % 10 h → 25,97 % 6 h → 15,58 %H Haushaltsstelle · S Innenauftrag · z.B. 9_GBP_H_166*SHK bzw. *WHK → Dienstart 12/10 oder 11/10 → Fondnummer + 100 % → Bewertung Tarif: Ländergruppierung 1, „20 20", Grpg 4, Tarifgruppe OT-SHK/OT-WHK → Arbeitszeit 100 % → Mitarbeitergruppe Hilfskräfte, Kreis 80 SHK / 81 WHB / 88 WHK → PersBereich 0001, Teilbereich ME01 → Zeitplanstelle → Planstellennummer kopierenMaßnahmen und Einstellungen sind rückgängig zu machen.
Ursprungsmail zurückleiten, bei DM und IA mit der Mittelbestätigung als Anhang. Abweichungen von der beantragten Vorgangsart sowie zusätzliche Informationen und Hinweise werden hier mitgeteilt.
Alle Mails des Vorgangs als abgeschlossen markieren und gemeinsam ins Archiv ziehen.
Formlose Mail, Betreff meist nur „Kündigung SHK". Kein Betreff-Schema wie bei der Einstellung.
In der PPOME die Verknüpfung suchen, per Doppelklick auf die Planstelle die Kostenstelle aufrufen, Verknüpfung zeitlich auf das Enddatum begrenzen.
Die Kostenstelle bestimmt, ob eine Meldung an GB-FM nötig ist.
Nur bei Drittmitteln und Innenaufträgen.
Sobald die Abgrenzung erfolgt ist und — bei Drittmitteln und Innenaufträgen — GB-FM Bescheid bekommen hat, geht eine kurze Meldung an GB-P6. Erst daraufhin pflegt GB-P6 den Austritt.
Mails als abgeschlossen markieren und ins Archiv ziehen.
Die Punkte, an denen der Vorgang schiefgeht, wenn man sie nicht kennt. Sie stehen in keiner Arbeitsanweisung.
Drittmittel und Haushaltsmittel auf dem Antrag sind Kategorien. Wohin die Anfrage geht, steht in der Nummer im Feld „Innenauftrag-Nummer".bis 30.08. wird zu 31.08., 15.06.26–15.06.27 wird zu 15.06.26–14.06.27. Ein bewusst gewählter Zeitraum wie 20.06.–05.11. bleibt unverändert, mit Hinweis an GB-FM.19 h → 49,35 % · 10 h → 25,97 % · 6 h → 15,58 %16.06.2026 und Beginn 17.06.2026 schließt lückenlos an, das ist eine WB. Ende 24.05. und Beginn 26.05. tut es nicht — das ist eine WE. War die Vertragszeit bereits beendet: Austritt pflegen lassen, dann WE statt WB.Stellen, an denen der Ablauf auf Erfahrung statt auf System läuft.
Fonds-Routing, Vorgangsartlogik und Sonderfälle stehen nirgends verbindlich. Getragen wird der gesamte Ablauf von zwei studentischen Hilfskräften mit je zwölf Wochenstunden — auf befristeten Stellen.
Status ist Ordner plus Kategorie, Abschluss ist der Umzug ins Archiv. GB-P6 muss nachfragen, um den Stand zu erfahren; GB-FM sieht nicht, was mit einer Bestätigung passiert.
Für die Mittelbestätigung gibt es keine verbindliche Form. Ein Format ist recht fest, die übrigen sind Fließtext mit wechselnder Benennung. Solange das so bleibt, muss jede Rückmeldung gelesen und verstanden werden — maschinell übernehmen lässt sie sich nicht.
Das Formular wird gedruckt, unterschrieben und gescannt; GB-P6 überträgt die Kerndaten in den Betreff, GB-P2 überträgt sie in SAP. Beendigungen kommen zusätzlich formlos, ohne Betreff-Schema — dieselben Kerndaten, aber weder sortier- noch auswertbar. An keiner Stelle wird ein strukturierter Datensatz übergeben.
30 bis 60+ Minuten täglich, verteilt über den Tag. Das Betreff-Schema wäre regelfähig. Beim Sortieren entsteht allerdings der Überblick darüber, was dringend ist.
Bei etwa einem von 20 bis 30 Anträgen fehlt die Nummer, obwohl das Feld verpflichtend ist. Geklärt wird das direkt mit der Klinik.